Odpowiedzialność karna księgowego przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej

10 czerwca, 2025

Prowadzenie księgowości wiąże się nie tylko z odpowiedzialnością finansową, ale także z ryzykiem odpowiedzialności karnej. Księgowy – czy to jako wewnętrzny pracownik firmy, główny księgowy, czy właściciel biura rachunkowego – może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej za działania lub zaniechania związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych i rozliczeń podatkowych. W poniższym poradniku omówimy, kiedy księgowy ponosi odpowiedzialność karną, jaka jest różnica między winą umyślną a nieumyślną, przybliżymy typowe scenariusze uwikłania księgowego (świadomego lub nieświadomego), wskażemy jakie dowody najczęściej obciążają księgowych oraz przedstawimy możliwe strategie obrony. Na koniec podkreślimy znaczenie dobrej dokumentacji i procedur oraz środki zapobiegawcze, które księgowi i ich pracodawcy mogą wdrożyć, by zminimalizować ryzyko.

Kiedy księgowy ponosi odpowiedzialność karną?

Odpowiedzialność karna księgowego może powstać zawsze wtedy, gdy działania lub zaniechania księgowego naruszają przepisy prawa i wyrządzają istotną szkodę finansową albo prowadzą do uszczuplenia należności publicznoprawnych. Polskie prawo przewiduje szereg przestępstw, za które może odpowiadać księgowy – zarówno na gruncie Kodeksu karnego (k.k.), jak i Kodeksu karnego skarbowego (k.k.s.). W praktyce oznacza to, że księgowy może odpowiadać m.in. za:

Przestępstwa „pospolite” przeciwko mieniu i dokumentom – np. fałszowanie dokumentów księgowych, poświadczenie nieprawdy w dokumentacji, oszustwo gospodarcze czy udział w zorganizowanej grupie przestępczej. Przepisy k.k. w art. 271–277 penalizują fałszowanie dokumentów oraz posługiwanie się nimi, art. 286 k.k. dotyczy oszustwa, a art. 258 k.k. udziału w grupie przestępczej. Na przykład art. 303 k.k. wprost zabrania nierzetelnego prowadzenia dokumentacji (fałszowania, usuwania czy ukrywania dokumentów księgowych) – czyn taki zagrożony jest karą do 3 lat pozbawienia wolności. Jeśli księgowy wyrządzi firmie znaczną szkodę majątkową poprzez nadużycie uprawnień lub niedopełnienie obowiązków, może odpowiadać z art. 296 k.k. (tzw. przestępstwo nadużycia zaufania, zagrożone karą od 3 miesięcy do 5 lat więzienia, a przy szczególnie dużej szkodzie – do 10 lat)
Przestępstwa podatkowe i skarbowe – czyli czyny związane z uszczupleniem podatków, wyłudzeniem nienależnych zwrotów lub niewywiązywaniem się z obowiązków podatkowych. Księgowy może być pociągnięty do odpowiedzialności karnoskarbowej za wszelkie uchybienia podatkowe, takie jak nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych, opóźnienia w składaniu deklaracji, fałszowanie faktur czy pomoc w oszustwach podatkowych. Na gruncie k.k.s. osoba zajmująca się finansami firmy jest traktowana jak sprawca czynu zabronionego, jeśli na skutek jej działania doszło do naruszenia przepisów podatkowych. Przykładowo, wystawianie lub posługiwanie się nierzetelnymi fakturami jest przestępstwem – na gruncie k.k. wprowadzono nawet osobne przepisy (art. 270a i 271a k.k.) penalizujące fałszywe faktury VAT, za które w największych przypadkach (tzw. „zbrodnia vatowska”) grozi od 5 do 25 lat więzienia. Również kodeks skarbowy przewiduje sankcje za takie czyny, np. oszustwo podatkowe (art. 56 k.k.s.), wydawanie fikcyjnych faktur (art. 62 k.k.s.) czy bezpodstawne żądanie zwrotu podatku (art. 76 k.k.s.)taxcoach.pl.
Przestępstwa z ustawy o rachunkowości – niezależnie od k.k. i k.k.s., także ustawa o rachunkowości przewiduje odpowiedzialność karną za rażące naruszenia zasad prowadzenia ksiąg. Zgodnie z art. 77 tej ustawy, kto nie prowadzi ksiąg rachunkowych, prowadzi je wbrew przepisom lub podaje w księgach nierzetelne dane, podlega grzywnie albo karze pozbawienia wolności do 2 lat (albo obu tym karom łącznie). Podobne kary grożą za niesporządzenie lub nierzetelne sporządzenie sprawozdań finansowych. Oznacza to, że nawet jeśli dane zachowanie nie wyczerpie znamion przestępstwa z k.k. czy k.k.s., księgowy może ponieść odpowiedzialność na podstawie przepisów szczególnych regulujących obowiązki rachunkowe.

W praktyce zakres odpowiedzialności karnej księgowego zależy od roli, jaką pełni w firmie oraz od charakteru naruszenia. Co ważne, odpowiedzialność karną (zarówno z k.k., jak i k.k.s.) ponoszą wyłącznie osoby fizyczne – nie można skazać “firmy” jako takiej. Najczęściej jednak, gdy dochodzi do nadużyć finansowych, organy ścigania badają zarówno działania zarządu firmy, jak i osób prowadzących księgowość. Księgowy zajmujący się sprawami finansowymi może być uznany za sprawcę przestępstwa skarbowego na równi z samym podatnikiem. Innymi słowy, jeżeli na skutek działań (lub zaniechań) księgowego doszło do naruszenia prawa podatkowego, np. złożono fałszywą deklarację, to księgowy może odpowiadać tak samo, jak gdyby sam ten czyn popełnił. Dotyczy to również sytuacji, gdy księgowy działa wspólnie z innymi osobami – k.k.s. stanowi, że sprawcą jest także ten, kto działa w porozumieniu z inną osobą lub poleca wykonanie czynu zabronionego innej osobie.

Podsumowując: księgowy może ponosić odpowiedzialność karną w szerokim zakresie – od drobnych wykroczeń skarbowych (np. spóźnione deklaracje) po poważne przestępstwa finansowe (jak udział w wyłudzeniach VAT). Poniżej omawiamy, od czego zależy odpowiedzialność i jak prawo rozróżnia zawinione i niezawinione działania księgowego.

Wina umyślna a nieumyślna – znaczenie intencji księgowego

Podstawa odpowiedzialności karnej wymaga zazwyczaj stwierdzenia winy sprawcy. W prawie karnym obowiązuje zasada, że przestępstwo można popełnić tylko umyślnie, o ile ustawa nie stanowi inaczej. Umyślność oznacza, że dana osoba ma zamiar popełnić czyn zabroniony – chce go dokonać albo co najmniej przewiduje taką możliwość i na to się godzi. W kontekście księgowego oznacza to np. świadome fałszowanie ksiąg, świadome ukrywanie dochodów czy celowe udział w oszustwie podatkowym. Nieumyślność (niedbalstwo lub lekkomyślność) to sytuacja, gdy czyn wprawdzie został popełniony przez daną osobę, ale bez zamiaru jego popełnienia – np. księgowy popełnił błąd, nie zachowując należytej ostrożności, lecz nie chciał złamać prawa.

W praktyce rozróżnienie umyślnego i nieumyślnego działania ma ogromne znaczenie. Większość ciężkich przestępstw finansowych (jak oszustwa czy fałszerstwa) wymaga wykazania, że sprawca działał umyślnie – tzn. wiedział o bezprawnym charakterze czynu i godził się na to. Jeżeli księgowy nie miał świadomości, że uczestniczy w przestępstwie, co do zasady nie powinien ponosić odpowiedzialności karnej skarbowej. Przykładowo, jeśli został wciągnięty w mechanizm karuzeli VAT nie zdając sobie z tego sprawy, nie można mu przypisać zamiaru wyłudzenia podatku. Organy ścigania muszą wtedy wykazać, że księgowy wiedział albo przynajmniej przewidywał nielegalny charakter operacji i mimo to w niej uczestniczył.

Należy jednak podkreślić, że granica między brakiem świadomości a działaniem celowym bywa cienka. Wiele spraw sprowadza się do oceny, czy dana osoba „mogła i powinna była wiedzieć” o nieprawidłowościach. Jeżeli księgowy ignorował oczywiste sygnały ostrzegawcze – na przykład księgował faktury opiewające na nierealistycznie duże kwoty od „firmy-krzaka”, z którą nie było normalnego kontaktu – prokurator może argumentować, że godził się on na ewentualne naruszenie prawa (tzw. zamiar ewentualny). Innymi słowy, rażąca nonszalancja lub celowe „przymykanie oka” na podejrzane sytuacje może zostać potraktowane jak działanie umyślne. Organy ścigania w praktyce dokładnie badają okoliczności – np. nietypowe warunki transakcji, ceny znacznie odbiegające od rynkowych czy niestandardowe metody płatności potrafią wzbudzić podejrzenie, że księgowy musiał mieć świadomość nielegalnego procederu.

Warto też wiedzieć, że niektóre czyny mogą być karalne nawet, jeśli zostały popełnione nieumyślnie. Prawo karne skarbowe przewiduje pewne przypadki, gdzie niedbalstwo również podlega sankcji (choć zwykle są to lżejsze kary). Na przykład niedopełnienie obowiązków nadzoru podatkowego (art. 84 k.k.s.) może być popełnione nieumyślnie – jeśli osoba odpowiedzialna nie dopilnuje pracowników, a w firmie dojdzie do przestępstwa skarbowego, może ponieść odpowiedzialność za brak nadzoru. Ponadto przepisy ustawy o rachunkowości i niektóre przepisy k.k.s. (dotyczące np. wadliwego prowadzenia ksiąg) pozwalają karać zaniedbania, nawet jeśli sprawca nie działał z zamiarem oszustwa. Przykładowo, prowadzenie ksiąg niezgodnie z przepisami (wadliwie) stanowi wykroczenie skarbowe zagrożone karą grzywny – tu wystarczy, że czyn był zawiniony w sensie ogólnym (naruszono przepisy przez niedbalstwo).

Kluczową kwestią jest więc wina: Księgowy odpowie karnie przede wszystkim za czyny popełnione umyślnie. Gdy zarzuca mu się udział w poważnym przestępstwie, wykazanie braku zamiaru i świadomości może uwolnić go od odpowiedzialności. Niemniej jednak brak umyślności często trzeba udowodnić, przedstawiając wiarygodne wyjaśnienia i dowody na to, że dołożono należytej staranności. W kolejnej części omówimy właśnie typowe sytuacje, w których księgowy może (świadomie lub nieświadomie) zostać uwikłany w działania zagrożone sankcjami.

Typowe scenariusze uwikłania księgowego w przestępstwo

Praca księgowego obfituje w sytuacje, które – jeśli pójdą niezgodnie z prawem – mogą skutkować odpowiedzialnością karną. Często są to z pozoru zwykłe zdarzenia, które jednak mogą przerodzić się w poważny problem prawny. Poniżej przedstawiamy kilka typowych scenariuszy, w których księgowy może zostać pociągnięty do odpowiedzialności, zarówno świadomie uczestnicząc w procederze, jak i nieświadomie dając się w niego wplątać:

Udział w oszustwie podatkowym (karuzela VAT) – Jeden z najgłośniejszych przykładów to uwikłanie firmy w tzw. karuzelę VAT. Księgowy, który księguje faktury od podejrzanych kontrahentów w ramach łańcucha firm wyłudzających VAT, może nieświadomie pomagać w przestępstwie. Jeśli jednak świadomie współpracuje przy takim procederze (np. wie, że faktury są fikcyjne i służą wyłudzeniu zwrotu VAT), grozi mu szereg zarzutów: udział w zorganizowanej grupie przestępczej, fałszowanie faktur, oszustwo skarbowe itp. Nawet nieświadomy udział może mieć konsekwencje – co prawda, niewinna pomyłka nie powinna kończyć się zarzutami, ale w praktyce organy sprawdzają, czy księgowy dochował tzw. należytej staranności. Jeżeli transakcje budziły oczywiste wątpliwości (np. kontrahent istniał krótko, oferował nierealnie korzystne ceny, żądał nietypowych rozliczeń gotówkowych), brak reakcji księgowego może zostać odczytany jako przyzwolenie na proceder.
Fałszowanie dokumentacji księgowej na polecenie przełożonych – Często spotykanym scenariuszem jest presja wywierana na księgowego przez właściciela firmy lub zarząd. Przykładowo, szef może żądać „podrasowania” sprawozdania finansowego, ukrycia części kosztów, prowadzenia „podwójnej księgowości” (oddzielne, nieoficjalne zapisy) lub wystawienia fikcyjnej faktury dla klienta. Księgowy, który świadomie fałszuje dokumenty (np. tworzy fikcyjne zapisy w księgach, usuwa niewygodne dokumenty), popełnia poważne przestępstwo – fałszowanie dokumentacji jest zagrożone karą kilku lat więzienia. Co istotne, powołanie się na fakt, że „działało się na polecenie szefa”, nie zwalnia z odpowiedzialności karnej. W prawie nie obowiązuje zasada ślepego posłuszeństwa – polecenie sprzeczne z prawem nie jest dla pracownika wiążące, a jego wykonanie może skutkować zarzutami wobec niego samego. Niestety, w praktyce wielu księgowych staje przed dylematem: odmówić ryzykując konflikt lub utratę pracy, czy spełnić polecenie narażając się na złamanie prawa. Taka sytuacja jest niezwykle trudna, ale trzeba mieć świadomość, że działanie pod presją pracodawcy nie stanowi formalnego usprawiedliwienia przed sądem (choć może być uwzględnione jako okoliczność łagodząca).
Zaniedbanie obowiązków podatkowych – Nie każdy przypadek odpowiedzialności wynika z celowego oszustwa. Zdarza się, że księgowy (zwłaszcza jeśli powierzono mu formalnie funkcję rozliczania podatków) nie dopełni obowiązków: np. nie złoży deklaracji VAT w terminie, nie rozliczy na czas zaliczek PIT pracowników, nie odprowadzi należnego podatku akcyzowego itp. Takie „zapomnienie” czy opóźnienie może początkowo skutkować karą grzywny, mandatem skarbowym, a jeśli jest notoryczne – nawet poważniejszymi konsekwencjami. Kodeks karny skarbowy przewiduje odpowiedzialność za opóźnienia w składaniu deklaracji podatkowych, szczególnie gdy prowadzą one do uszczupleń podatkowych. Przykładowo, uporczywe nieterminowe wysyłanie deklaracji VAT-7 może zostać zakwalifikowane jako wykroczenie skarbowe (karane grzywną), a przy większej skali – jako przestępstwo skarbowe. Księgowy, który posiada pełnomocnictwo do składania deklaracji w imieniu firmy, musi pamiętać, że prawny obowiązek dotrzymania terminu spoczywa na nim – tłumaczenie się natłokiem pracy czy przeoczeniem nie zawsze uchroni przed sankcjami.
Nierzetelne prowadzenie ksiąg i ukrywanie prawdy w dokumentach – Innym scenariuszem jest sytuacja, gdy księgi są prowadzone w sposób nierzetelny lub wadliwy, co może wynikać zarówno ze świadomego działania, jak i z braku kompetencji czy zaniedbań. Jeśli księgowy ukrywa pewne transakcje, prowadzi księgi tak, by zataić prawdziwy obraz finansów (np. pomija część przychodów albo zawyża koszty na podstawie „lewych” dowodów), naraża się na zarzuty fałszowania lub podawania nieprawdziwych danych w księgach. Tego rodzaju czyn może być traktowany jako przestępstwo z ustawy o rachunkowości (art. 77 – podawanie nierzetelnych danych w księgach) lub jako przestępstwo z k.k. (np. wspomniany art. 303 k.k. o nierzetelnej dokumentacji). Nawet usuwanie lub niszczenie dokumentów księgowych bywa penalizowane – jeśli ma na celu udaremnienie stwierdzenia prawdy o finansach firmy, może zostać zakwalifikowane jako utrudnianie postępowania lub poświadczenie nieprawdy. Z drugiej strony wadliwe prowadzenie ksiąg wynikające z nieznajomości przepisów (np. błędna klasyfikacja zdarzeń, niewłaściwe stany magazynowe) zwykle jest traktowane łagodniej – jako wykroczenie skarbowe zagrożone grzywną. Jednak nawet takie sytuacje potrafią mieć poważne następstwa, gdy np. błędy księgowego doprowadzą do powstania zaległości podatkowej lub szkody u kontrahenta. Wówczas poza sankcjami karnoskarbowymi pojawić się mogą roszczenia cywilne wobec biura rachunkowego czy dyscyplinarna odpowiedzialność pracownicza.
Współudział przez pomocnictwo lub doradztwo – Księgowy może odpowiadać karnie nie tylko jako główny sprawca przestępstwa, ale także jako pomocnik lub podżegacz. Przykładem jest sytuacja, gdy przedsiębiorca dokonuje oszustw podatkowych, a księgowy „tylko” pomaga mu omijać przepisy – np. radzi, jak ukryć dochód, albo sporządza kreatywną dokumentację umożliwiającą wyłudzenie ulgi podatkowej. Jeśli udowodnione zostanie, że księgowy swoim działaniem ułatwił popełnienie przestępstwa (np. sporządził fikcyjne faktury, doradził mechanizm prania pieniędzy, wskazał luki w systemie podatkowym), może odpowiadać za pomocnictwo. Kodeks karny skarbowy wprost stanowi, że odpowiedzialność ponosi także ten, kto w porozumieniu z innymi realizuje czyn zabroniony]. Z kolei kodeks karny ogólny przewiduje karalność pomocnictwa i podżegania na równi z wykonaniem czynu. Dlatego księgowy pełniący rolę „mózgu finansowego” w nielegalnych operacjach (nawet jeśli formalnie ich nie wykonuje) nie ucieknie od odpowiedzialności. Co ważne, nawet bierny udział – np. tolerowanie oczywistych oszustw w firmie – może być potraktowany jako współdziałanie (świadome przyzwolenie).

Oczywiście istnieje wiele innych scenariuszy, ale powyższe należą do najczęstszych, jakie podać mogę z własnego doświadczenia jako adwokat i obrońca. Z punktu widzenia księgowego kluczowe jest, aby zachować czujność i reagować na nietypowe sytuacje. Lepiej dmuchać na zimne – dopytać przełożonego o podstawy podejrzanej operacji, zweryfikować kontrahenta, opóźnić zaksięgowanie faktury budzącej wątpliwości – niż później tłumaczyć się przed organami ścigania.

Jakie dowody mogą obciążać księgowego?

Gdy prokuratura lub urząd skarbowy bada udział księgowego w nieprawidłowościach, stara się zgromadzić dowody potwierdzające świadome działanie lub zaniedbanie ze strony tej osoby. Najczęstsze dowody obciążające księgowego to:

Dokumenty i zapisy księgowe: Paradoksalnie, sama księgowość firmy staje się dowodem. Jeśli w księgach znajdują się wpisy oczywiście fikcyjne (np. faktury od nieistniejących podmiotów) albo widać manipulacje w datach i kwotach, to takie księgi są dowodem na nierzetelność. Również dwa zestawy ksiąg (oficjalne i „robocze”) odkryte w trakcie śledztwa jednoznacznie świadczą o zamiarze oszustwa. Biegli księgowi potrafią przeanalizować dokumentację finansową i wychwycić nietypowe operacje – np. nagłe zwiększenie kosztów pod koniec roku, brak ciągłości w numeracji dokumentów, korekty mające ukryć braki w kasie. Wszystko to może zostać użyte przeciwko osobie prowadzącej księgi.
Korespondencja e-mailowa i komunikacja służbowa: W dobie cyfrowej ogromną rolę odgrywają e-maile, wiadomości oraz notatki służbowe. Śledczy często zabezpieczają firmowe skrzynki pocztowe i komunikatory, by sprawdzić, jakie polecenia otrzymywał księgowy i jak na nie reagował. Na przykład, jeśli znajdą e-mail od prezesa: „Zaksięguj tę fakturę, nie pytaj, sprawa pilna” albo wiadomość księgowego do kolegi: „Te faktury wyglądają podejrzanie, ale szef kazał zaksięgować”, będą to dowody wskazujące na świadome działanie lub przynajmniej świadomość nieprawidłowości. Podpisy elektroniczne i parafowanie dokumentów w systemach ERP także pozostawiają ślad – logi systemowe mogą pokazać, który użytkownik (księgowy) i kiedy wprowadzał zmiany w zapisach, co potwierdza jego udział.
Podpisy na dokumentach: Klasycznym dowodem jest podpis księgowego widniejący na fałszywych dokumentach lub deklaracjach. Jeżeli księgowy podpisał (czy to odręcznie, czy elektronicznie) deklarację podatkową z nieprawdziwymi danymi, fakturę, która okazała się „lewa”, albo sprawozdanie finansowe, w którym ukryto część operacji – taki podpis łączy go bezpośrednio ze sfałszowanym dokumentem. Oczywiście, samo podpisanie nie przesądza o winie (może przecież tłumaczyć, że został wprowadzony w błąd), ale stanowi istotny dowód wymagający wyjaśnienia. Sąd może pytać: dlaczego podpisałeś dokument, nie upewniwszy się co do jego rzetelności?
Zeznania świadków (współpracowników): Często w sprawach gospodarczych pojawiają się świadkowie – inni pracownicy działu finansowego, członkowie zarządu, kontrahenci – którzy mogą zeznać o roli księgowego. Na przykład, inny pracownik może potwierdzić, że księgowy zgłaszał zastrzeżenia co do pewnych faktur, ale został zignorowany przez szefa (co byłoby na korzyść księgowego). Albo przeciwnie – że księgowy instruował personel, jak ukryć pewne operacje. Takie zeznania bywają kluczowe w ustaleniu, czy księgowy działał w złej wierze, czy też sam padł ofiarą oszustwa w firmie.
Dowody przepływów finansowych: Jeżeli księgowy oprócz prowadzenia ksiąg zajmuje się wykonywaniem przelewów lub operacji bankowych, to historia rachunków bankowych może również być dowodem. Przykładowo, może wykazać, że księgowy zlecał przelewy na prywatne konto kogoś z zarządu (co może wskazywać na udział w defraudacji) albo że zatwierdzał płatności na rzecz firm-słupów. Również ślady majątkowe po stronie księgowego są analizowane – nagłe wzbogacenie się księgowego (nieadekwatne do pensji) może świadczyć o udziale w procederze i czerpaniu z niego korzyści.

W razie podejrzeń, organy ścigania będą szukać wszelkich śladów wskazujących na świadomość i intencje księgowego. Dla księgowego oznacza to, że każdy e-mail, każdy podpisany dokument, każde księgowanie zostawia ślad, który może być zinterpretowany na jego korzyść lub niekorzyść. W kolejnej sekcji pokażemy, w jaki sposób księgowy może się bronić, gdy zostanie postawiony w takiej sytuacji.

Przykładowe strategie obrony księgowego

Gdy księgowy stanie w obliczu zarzutów karnych lub karnoskarbowych, kluczowe jest przedstawienie własnej wersji wydarzeń i dowodów świadczących o braku winy albo o działaniu w usprawiedliwionych okolicznościach. Poniżej kilka typowych linii obrony, z jakich korzystają księgowi, oraz uwagi co do ich skuteczności:

Brak wiedzy o przestępczym charakterze działań – Księgowy może bronić się, twierdząc, że nie miał pojęcia o oszukańczym charakterze transakcji. Na przykład: „Nie wiedziałem, że ta firma to fikcyjny kontrahent; dokumenty wyglądały na prawidłowe.” Taka linia obrony zmierza do wykazania braku umyślności, a więc braku przestępstwa z jego strony. Jak wspomniano wcześniej, jeśli rzeczywiście księgowy nie działał z zamiarem naruszenia prawa, nie powinien ponosić odpowiedzialności karnej. Ważne jest jednak uwiarygodnienie tych twierdzeń dowodami na należytą staranność: czy księgowy sprawdzał dokumenty, czy zadawał pytania, czy cokolwiek wzbudzało jego podejrzenia? Im więcej dowodów, że faktycznie został wprowadzony w błąd (np. fałszywe zapewnienia szefa, przerobione dokumenty, które trudno było rozpoznać), tym lepiej dla obrony. Sama deklaracja „nie wiedziałem” może nie wystarczyć, jeśli okoliczności sugerują, że wiedzieć powinien.
Brak obowiązku weryfikacji kontrahenta – To argument często podnoszony, zwłaszcza w sprawach związanych z karuzelami VAT czy oszustwami na fakturach. Księgowy może twierdzić: „Moim obowiązkiem było zaksięgować fakturę, a nie sprawdzać kontrahenta – nie jestem organem ścigania ani wywiadownią gospodarczą.” W polskim prawie faktycznie nie ma ogólnego przepisu, który nakłada na przedsiębiorcę (ani na księgowego) obowiązek drobiazgowej weryfikacji każdego kontrahenta przed transakcją. Jeśli więc faktura jest formalnie prawidłowa, księgowy nie ma ustawowego obowiązku prześwietlać wystawcy. Ten argument może być skuteczny, gdy zarzuca mu się brak czujności: obrona wskazuje wtedy, że ofiara oszustwa nie powinna ponosić winy za cudze przestępstwo, jeśli sama dochowała zwykłej staranności. Należy jednak pamiętać, że w praktyce sądy oczekują „należytej staranności” w biznesie. Oznacza to, że choć nie ma formalnego obowiązku sprawdzania kontrahenta w bazach czy rejestrach, to rażące zaniechanie oczywistych czynności może być poczytane na niekorzyść. Przykładowo: niezweryfikowanie podstawowych danych firmy (NIP, rejestr VAT) lub ignorowanie sygnałów ostrzegawczych może podważyć tę linię obrony. Mimo wszystko argument braku obowiązku weryfikacji jest istotny – podkreśla, że księgowy działał w zaufaniu do dokumentów, które otrzymał, a oszustwo zostało dokonane przez kogoś innego.
Działanie pod presją pracodawcy – Księgowy może tłumaczyć, że wykonywał polecenia przełożonych, obawiając się konsekwencji odmowy. Często słyszy się wyjaśnienia typu: „Szef mi kazał, groził zwolnieniem, nie miałem wyjścia.” Taka argumentacja ma na celu zrzucenie ciężaru winy na głównego sprawcę (pracodawcę) oraz przedstawienie księgowego jako osoby zmuszonej do posłuszeństwa. Prawnie rzecz biorąc, jak już podkreślono, wykonanie nielegalnego polecenia nie zwalnia od odpowiedzialności. Jednakże sąd, wymierzając karę, może wziąć pod uwagę motywację sprawcy i naciski, jakim był poddany. Jeśli uda się wykazać, że księgowy działał pod wpływem silnej presji, w atmosferze strachu przed utratą pracy, może to wpłynąć na złagodzenie wymiaru kary. W skrajnych przypadkach, gdy presja przybrała formę groźby bezprawnej (np. szef groził fizycznie lub szantażował), można się zastanawiać nad stanem wyższej konieczności lub wymuszenia – ale takie sytuacje są rzadkie i trudne do udowodnienia. W praktyce więc argument „robiłem to pod przymusem przełożonych” służy głównie budowaniu kontekstu łagodzącego: że księgowy nie był inicjatorem ani beneficjentem procederu, lecz trybikiem w machinie.
Czynny żal i współpraca z organami – Jeżeli sytuacja dotyczy przestępstwa skarbowego, księgowy może skorzystać z instytucji czynnego żalu. Polega to na dobrowolnym zawiadomieniu organów o popełnionym wykroczeniu lub przestępstwie skarbowym, zanim one same się o tym dowiedzą, i ujawnieniu wszystkich szczegółów. Skuteczne złożenie czynnego żalu (np. w formie pisma do urzędu skarbowego) co do zasady uwalnia od kary za dany czyn – pod warunkiem oczywiście uiszczenia należnych podatków. Dla księgowego jest to strategia możliwa, gdy zda sobie sprawę, że uczestniczył (choćby nieświadomie) w nieprawidłowościach – szybkie ujawnienie może ochronić go przed odpowiedzialnością karnoskarbową. Poza czynnym żalem, generalnie współpraca z organami ścigania jest formą obrony: jeśli księgowy ujawni całą prawdę, dostarczy dowodów przeciw głównym sprawcom, okaże skruchę – istnieje szansa na nadzwyczajne złagodzenie kary, a czasem nawet odstąpienie od jej wymierzenia. Ta strategia jest ryzykowna (przyznanie się do udziału), ale bywa korzystna, gdy dowody i tak są mocne – wówczas lepiej wystąpić w charakterze świadka-skruszonego uczestnika niż zapierać się wobec oczywistych dowodów.
Brak osobistych korzyści i dobra wiara – Często akcentowanym elementem obrony jest fakt, że księgowy nie odniósł żadnych osobistych korzyści z rzekomego przestępstwa, a wszystkie jego działania mieściły się w typowym zakresie obowiązków. Argument ten ma pokazać, że księgowy nie miał motywacji do popełnienia przestępstwa (np. nie zdefraudował pieniędzy dla siebie, nie otrzymał „prowizji” za udział w karuzeli VAT, działał jedynie z ramienia firmy). Jeśli księgowy wykaże, że był po prostu pracownikiem, który nieświadomie wykonywał swoje zadania, istnieje szansa na uniknięcie odpowiedzialności lub potraktowanie sprawy jako wykroczenia zamiast przestępstwa. Brak korzyści majątkowej może również przemawiać za niższą szkodliwością czynu w ocenie sądu. Oczywiście sama „dobra wiara” nie wystarczy, jeśli doszło do obiektywnego naruszenia prawa – niemniej, w połączeniu z brakiem zamiaru i współpracą z organami, może skłonić prokuraturę nawet do umorzenia postępowania (np. na zasadzie znikomej szkodliwości społecznej czynu).

Każda linia obrony powinna być dostosowana do okoliczności sprawy i poparta konkretnymi dowodami.

Najskuteczniejsze strategie obrony często łączą powyższe elementy – np. księgowy wykazuje, że nie wiedział o przestępstwie i nie miał obowiązku pewnych rzeczy sprawdzać, a dodatkowo działał pod naciskiem i od razu po wykryciu nieprawidłowości zgłosił sprawę organom. Ostatecznie rolą obrońcy (adwokata) jest pomóc przedstawić działania księgowego w jak najkorzystniejszym świetle, kładąc nacisk na brak jego złej woli, marginalną rolę w procederze, ewentualnie naprawienie szkody czy wyrównanie zaległych podatków.

Znaczenie dobrej dokumentacji i procedur wewnętrznych

Najlepszą obroną jest atak – w kontekście księgowego oznacza to zapobieganie sytuacjom ryzykownym poprzez rzetelną pracę, dokumentowanie swoich działań i przestrzeganie procedur. Dobra dokumentacja i jasne procedury mogą nie tylko uchronić firmę przed przestępstwem, ale też samego księgowego przed posądzeniem o udział w nim. Dlaczego jest to tak ważne?

Dowody na dochowanie staranności: Jeżeli księgowy dysponuje dokumentami potwierdzającymi, że wykonywał swoje obowiązki sumiennie, łatwiej mu wykazać brak winy. Na przykład, e-mail do przełożonego z pytaniem o podejrzaną fakturę (i odpowiedź zwrotna z poleceniem zaksięgowania) może być dowodem, że księgowy zachował czujność i zgłaszał wątpliwości, ale decyzja należała do szefa. Innym przykładem jest notatka służbowa ze spotkania, w której księgowy wskazuje na ryzyka podatkowe pewnej operacji – jeśli jest podpisana przez zarząd, świadczy to, że księgowy robił co do niego należało. Taka dokumentacja chroni przed zarzutem, że księgowy celowo coś ukrył lub zaniedbał. Zawsze warto archiwizować korespondencję i ważne ustalenia dotyczące kwestii finansowych, bo mogą one potem pełnić rolę tarczy ochronnej.
Procedury weryfikacji i obiegu dokumentów: Dobrze skonstruowane procedury wewnętrzne w firmie mogą zapobiec wielu nadużyciom. Na przykład ustanowienie zasady podwójnej kontroli – każdy dowód księgowy jest sprawdzany przez dwie osoby – utrudnia samotne działania przestępcze i rozkłada odpowiedzialność. Jeśli firma ma procedury weryfikacji kontrahentów (np. sprawdzanie statusu VAT, istnienia firmy w KRS/CEIDG), to ich konsekwentne stosowanie przez księgowego pokazuje, że starał się on zweryfikować rzetelność transakcji. W razie śledztwa księgowy może wykazać: „Postępowałem zgodnie z procedurą, sprawdziłem kontrahenta na białej liście VAT, wszystko wydawało się w porządku”. To istotny argument obronny – przestrzeganie firmowych procedur świadczy o dochowaniu należytej staranności.
Pełna, rzetelna dokumentacja transakcji: Warto dbać, aby wszelkie transakcje były udokumentowane umowami, protokołami odbioru, dowodami dostawy itp. Księgowy często uczestniczy w kompletowaniu takich dokumentów. Jeśli dany zapis księgowy jest poparty solidną teczką dokumentów, trudniej zarzucić, że jest fikcyjny. Co więcej, komplet dokumentacji może pomóc wykazać legalność operacji w razie kontroli. Przykładowo, w kontekście walki z karuzelami VAT zaleca się skrupulatne gromadzenie wszystkich faktur, umów i potwierdzeń – aby móc udowodnić, że firma działała uczciwie. Dla księgowego to także zabezpieczenie: pokazuje, że nie chował nic „pod stołem”, wszystkie operacje przechodziły normalny obieg dokumentów.
Przestrzeganie przepisów i aktualizowanie wiedzy: Księgowy powinien zawsze działać zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami. Prowadzenie ksiąg zgodnie z ustawą o rachunkowości, terminowe składanie deklaracji, stosowanie aktualnych stawek i ulg – to wszystko wydaje się oczywiste, ale jest podstawą. Notoryjne naruszanie standardów (np. ciągły bałagan w dokumentach, dowolne przesuwanie zapisów między okresami, ignorowanie nowych obowiązków jak JPK) może zostać odebrane jako przejaw celowości. Natomiast gdy księgowy wykazuje się bieżącą wiedzą i pilnuje zgodności z prawem, zmniejsza ryzyko nieświadomego popełnienia czynu zabronionego. Warto, aby pracodawca wspierał księgowych szkoleniami – z korzyścią i dla firmy, i dla samych księgowych.
Kultura transparentności: Dobra praktyka to prowadzenie księgowości w sposób przejrzysty, tak aby w każdej chwili dało się wytłumaczyć i obronić każde księgowanie. Jeżeli księgowy sam czuje, że jakaś operacja jest „na granicy” prawa, powinien domagać się wyjaśnień lub decyzji na piśmie. Unikanie „załatwiania spraw po cichu” chroni przed podejrzeniami. Gdy firma jest regularnie audytowana (wewnętrznie lub zewnętrznie), księgowy ma dodatkowy argument, że niczego nie ukrywał – bo przecież księgi przeszły kontrolę. Kultura transparentności i uczciwości w dziale finansowym buduje też zaufanie organów: jeśli przy kontroli skarbowej widać ład i gotowość do współpracy, urzędnik prędzej uzna, że ewentualny błąd był pomyłką, nie celowym działaniem.

Reasumując, dobra dokumentacja i procedury to zarówno element prewencji, jak i potencjalna linia obrony. Księgowy, który może udowodnić, że pracował rzetelnie, zgodnie z zasadami sztuki i wewnętrznymi regułami, jest w znacznie lepszej sytuacji, gdy padnie na niego cień podejrzenia. Taka „tarcza” może nawet zniechęcić organy do stawiania zarzutów – bo jeśli wszystko jest udokumentowane i przejrzyste, trudniej doszukać się złej woli czy ukrytego zamiaru.

Środki zapobiegawcze – jak minimalizować ryzyko odpowiedzialności?

Na koniec warto przedstawić kilka praktycznych działań, które zarówno księgowy, jak i pracodawca mogą podjąć, aby zminimalizować ryzyko uwikłania w przestępstwo finansowe. Zapobieganie jest zawsze lepsze niż późniejsza obrona przed prokuratorem. Oto najważniejsze środki ostrożności:

Wdrożenie procedur należytej staranności przy doborze kontrahentów – Firma powinna mieć wytyczne co do sprawdzania nowych klientów i dostawców. Księgowy może inicjować takie weryfikacje lub przypominać o nich. Sprawdzenie kontrahenta w publicznych rejestrach (KRS, CEIDG) oraz w wykazie podatników VAT (tzw. biała lista) stało się dziś standardemt. Weryfikacja, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT i od jak dawna działa na rynku, pozwala uniknąć transakcji z „firmą widmo”. Choć prawo nie nakazuje formalnie takiej weryfikacji, jej brak w oczywistych sytuacjach może być uznany za brak ostrożności. Dlatego lepiej dmuchać na zimne – zwłaszcza przy większych transakcjach – i sprawdzić, z kim tak naprawdę robi się biznes.
Monitorowanie nietypowych transakcji i sygnałów ostrzegawczych – Księgowy powinien mieć ograniczone zaufanie do sytuacji, które znacząco odbiegają od normy. Nagły nowy kontrahent oferujący ceny 30% poniżej rynku? Żądanie zapłaty dużej faktury w gotówce? Kilkukrotna sprzedaż tego samego towaru w tę i z powrotem między powiązanymi firmami? – takie zdarzenia powinny zapalać „czerwone światło”. Rolą księgowego (we współpracy z działem zakupów czy handlowym) jest wychwycenie takich anomalii i co najmniej zadanie pytań lub zgłoszenie ryzyka przełożonym. W razie czego będzie mógł powiedzieć: „Alarmowałem, że to podejrzana operacja”. Unikanie mechanicznego księgowania wszystkiego, co zostanie przyniesione, a zamiast tego refleksja nad sensownością gospodarczą transakcji – to cecha dobrego, odpowiedzialnego księgowego.
Szkolenia i aktualizacja wiedzy dla personelu księgowego – Prawo podatkowe i bilansowe ciągle się zmienia, pojawiają się nowe schematy oszustw (np. coraz to inne modyfikacje karuzeli VAT). Pracodawca powinien inwestować w szkolenia okresowe dla księgowych, aby byli na bieżąco z przepisami i umieli rozpoznawać próby nadużyć. Świadomy księgowy szybciej zorientuje się, że np. oferuje mu się udział w fikcyjnej optymalizacji podatkowej albo że dana faktura jest podejrzana formalnie. Wiedza to tarcza: zmniejsza ryzyko nieświadomego popełnienia czynu zabronionego i pozwala pewniej odmówić, gdy ktoś proponuje coś nielegalnego.
Rotacja zadań i audyty wewnętrzne – Warto, by w firmie nie jedna osoba kontrolowała cały obieg dokumentów finansowych. Jeśli to możliwe, wprowadźmy zasadę rozdzielenia funkcji: inna osoba wystawia dokumenty sprzedaży, inna księguje, inna wykonuje przelewy. W małych firmach pełna separacja ról bywa trudna, ale przynajmniej okresowa weryfikacja przez kogoś innego (np. audyt zewnętrzny albo kontrola właściciela) może wychwycić nieprawidłowości, zanim urosną do problemu karnego. Dla księgowego to zabezpieczenie – jeśli sam popełni błąd, ktoś go skoryguje; jeśli ktoś inny próbuje oszukiwać, jest szansa, że to wypłynie i księgowy nie będzie kozłem ofiarnym.
Polisa OC dla księgowych – Choć ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej nie chroni przed odpowiedzialnością karną, warto je mieć. Dobra polisa dla biura rachunkowego czy samodzielnego księgowego pokryje szkody finansowe wyrządzone klientom czy firmie przez błędy księgowego. Pośrednio daje to większy komfort w pracy – księgowy może bez obaw sygnalizować pomyłki (bo ewentualna strata firmy może być zrekompensowana z polisy). Ponadto posiadanie ubezpieczenia buduje obraz profesjonalisty i zwiększa zaufanie klientów. Oczywiście, polisa nie zapłaci za grzywnę ani nie anuluje wyroku, ale może uchronić księgowego przed bankructwem w razie roszczeń cywilnych równoległych do sprawy karnej.
Konsultacje prawne w trudnych przypadkach – Gdy pojawia się nietypowa, potencjalnie ryzykowna sytuacja, warto skonsultować się z prawnikiem lub doradcą podatkowym. Inwestycja w poradę prawną jest niczym w porównaniu z kosztami ewentualnego postępowania karnego. Prawnik pomoże ocenić, czy planowana operacja niesie znamiona naruszenia prawa, doradzi jak ją przeprowadzić zgodnie z przepisami, albo wręcz stanowczo odradzi pewne kroki. Dla księgowego opinia doradcy może być też bezpiecznikiem – jeśli mimo wszystko coś pójdzie nie tak, będzie mógł wykazać: „Działałem po konsultacji ze specjalistą, nic nie wskazywało na bezprawność”. W dobie zaostrzającej się odpowiedzialności za wyłudzenia VAT (vide przepisy przewidujące do 25 lat więzienia za fałszywe faktury) nie warto ryzykować – lepiej zawczasu uzyskać zielone światło od eksperta.
Atmosfera zero tolerancji dla nadużyć w firmie – Na poziomie przedsiębiorstwa ogromne znaczenie ma ton nadawany przez kierownictwo. Jeśli właściciele czy zarząd komunikują jasno, że nie ma zgody na żadne „kombinacje” w podatkach i księgach, księgowemu łatwiej jest trzymać się zasad. W takiej atmosferze ma też większą śmiałość zgłaszać nieprawidłowości (wie, że zostanie wysłuchany, a nie zwolniony). Z kolei jeśli szef sam nagina prawo, daje sygnał podwładnym, że oczekuje podobnej „kreatywności” – to prosta droga do kłopotów dla wszystkich. Dlatego pracodawcy powinni dbać o etykę w finansach: wprowadzać kodeksy postępowania, zachęcać do zgłaszania wątpliwości, nie wywierać presji na „wyniki za wszelką cenę”. W razie śledztwa takie pro-compliance nastawienie firmy może ochronić nie tylko księgowego, ale i zarząd.

Podsumowanie: Rola księgowego wiąże się z dużym zaufaniem i odpowiedzialnością. Niestety, w przypadku nadużyć finansowych księgowi często stają się pierwszym celem organów ścigania. Dlatego tak ważne jest, by być świadomym potencjalnych zagrożeń i aktywnie im przeciwdziałać. Znajomość przepisów, dbałość o dokumentację, przestrzeganie procedur oraz odwaga cywilna, by w razie potrzeby powiedzieć „nie” – to wszystko pomaga chronić zarówno interesy firmy, jak i własną wolność. Artykuł ten ma charakter ostrzegawczy: pokazuje, gdzie leżą granice odpowiedzialności karnej księgowego i jak ich nie przekroczyć. Jeżeli masz wątpliwości co do legalności działań, w które jesteś zaangażowany jako księgowy – nie czekaj, skonsultuj się z adwokatem Lepiej zawczasu zapobiec problemom, niż później mierzyć się z prokuratorem. Pamiętaj: dobra księgowość to bezpieczna księgowość – dla firmy i dla Ciebie.